小規模経営者の皆さまが電子帳簿保存法に適切に対応するためのポイントについて、ご紹介したいと思います。
電子帳簿保存法への賛否は別として、今後、商取引において、日本も電子化が益々進んで行くものと思われます。このような現状において、大企業はともかく小規模経営者の皆さまにおきましては、電子化の流れに取り残されないためにも「電子帳簿保存法」への対応は、是非進めていただきたいと考えております。
ポイントは３です。手順を追って進めていただければ大丈夫ですので、実施いただければ幸いです。
電子データの保管方法を決める
電子帳簿保存法の取り組みを始める際、最初に決めておかなければならない事がございます。前回のブログでもお話しいたしましたように電子帳簿保存法における電子データの保存方法には、次の２択になります。
①紙媒体の電子帳簿保存法に該当する帳票を電子データにして、全ての帳票を電子化する方法。
②紙媒体の帳票は紙で、電子データは電子データで別々で管理する方法。
この２択になります。以前は電子データを紙に印刷して管理を行うことが認められていましたが、令和6年1月からはできなくなります。そこで、この2つのうちどちらを選択するかがポイントになってきます。
具体的な選択の方法としては、請求書や領収書などの帳票で電子取引が行われているものの割合が全体のどれくらいの割合なのか、また、すべての帳票の量に対する作業量がどれぐらい増えるのか、作業量を減らすための費用がどれくらい掛かるのかなどの分析を行ったうえで、自社がどのような方法で進めるべきなのかを決める必要があります。
事業規模や業種によって異なりますので、自社における請求書や領収書などの帳票の量と電子と紙の割合を把握することが重要です。そして、下記の図を参考にしてご検討ください。
規程のサンプルは「訂正や削除の防止に関する事務処理規定」をご覧ください。
データを保管するデータを保管する場所を決める 場所を決める
次に、データを保管しておく場所ですが、要はパソコンやサーバーを準備する必要がございます。
方法といたしましては、パソコンをお持ちの方であれば、パソコンのディスクへ、インターネットご利用の方であれば、Googleなどの無料クラウドサーバーを利用するのも良いかと思います。
会社の規模や業種などによって選定の仕方はまちまちですので、社内でしっかりと設置に掛かる費用や操作に掛かる人員なども検討しなければいけませんので、専門家への確認が必要かと思われます。
もし、自社にパソコンもサーバーもないのであれば購入するか代替案を考えなければいけません。購入をお考えの方は、今回の電子帳簿保存法改正に伴い、国や都道府県より「 IT導入補助金の申請」もできますので、参考にしてください。
今後、商取引に関しましては電子での取引がメインとなって来ると思われますので、これを機会に補助金等を利用して会社のIT化を進めてみるのも如何かと思いますので、ご検討ください。
また、システムの入れ替えやPCの故障などによってデータが失われる可能性もあるので、保管場所とは別にバックアップを取っておくのがおすすめです。
データをいつでも簡単に取り出せるようにしておく
税務署による調査や確認などのため、電子データは整理して保管し、いつでもすぐに検索や印刷ができる状態にしておく必要があります。そのため、すぐにデータが取り出せるよう、データの保管場所をきちんと決めて、ファイルの整理を行う必要がございます。
2でデータの保管場所を決めたら次に、税務調査などが実施された時、すぐにデータを取り出せるよう、保存ファイルをわかりやすく規則性のある名前を付けて保存するようにしてください。
改正以前は、相手先名称、日付、金額によるファイル名記載が義務付けられておりましたが、緩和されており、任意でファイル名を記載できますが、わかりやすく、取り出しやすい方法を取って行っていただくことをお勧めいたします。
まとめ
最後に、「電子帳簿保存法はわずらわしい！」と思っておられる方、私も同感いたします。
しかし、世界からIT化が遅れている日本において、将来を考えると電子帳簿保存法にとらわれることなく、電子化の流れは間違いなく進んでまいります。
遅れることなく付いてゆく必要がございますので、社内のIT化を進めてまいりましょう。
